Etikettarkiv: excel

Få mer gjort – kavla upp ärmarna? Eller bli bättre på Excel?

Publicerat av
Svara

Det finns många sätt att få mer gjort på arbetet. Därmed inte sagt att alla sätt är lika effektiva och har samma verkningsgrad…

Om du sitter mycket med Excel kan du ju ”kavla upp ärmarna” och sitta än fler timmar framför skärmen. Eller så kan du satsa på att helt enkelt bli bättre på Excel.

Excelkungen har erfarenhet av administrativt och ekonomiskt arbete i ett antal olilka organisationer I såväl Sverige som i utlandet. Situationen är likartad. Excelkungen ser att kollegor arbetar mer i Excel än de faktiskt tror. Samtidigt som de inte besitter de kunskaper som står i relation till alla dessa ”Excel-timmar”.

Kungens reflektion är att både organisation och medarbetare tjänar på att bli bättre på Excel.

Excel handlar ju inte bara om siffror, utan kanske lika mycket om text. Ofta så ackompanjeras våra siffror av kolumner med text, som t ex personnamn, produktnamn osv.

Att snabbt och effektivt kunna trolla om stora textmassor i Excel är en ovärdelig kunskap som omedelbart leder till en intressantare arbetssituation för den som arbetar mycket i Excel.

I följande artikel belyses två typer av texthantering:

1. Extrahering av text från en textsträng

Enkla formler som möjliggör utplockning av vissa delar av en textsträng. Ett exempel på detta kan vara att du vill särsklija landskoden (i en egen kolumn) från produktkoden SE-654248.

De lättanvända formlerna för dessa operationer heter

SE: VÄNSTER / HÖGER / EXTEXT
EN: LEFT / RIGHT / MID

När det handlar om att snygga till t ex namnlistor i Excel så är följande formler mycket användbara.

Ett exempel är att vi vill göra om

”efraim erik nilsson” >>> ”Efraim Erik Nilsson ”.

SE: GEMENER / VERSALER / INITIAL
SE: LOWER / UPPER / PROPER


Be Careful Out There
Sunkan

Excel – mer än bara siffror!

Publicerat av
Svara

Från Exelkungens grymma hemsida
Om man frågar en slumpvis utvald person vad Excel är för något, så får man antagligen svaret ”Det är ju ett kalkylprogram”! Alltså underförstått ett program som handlar om siffror och beräkningar.

Men faktum är att många av oss Excelanvändare lika ofta arbetar med text i våra kalkylblad. Det kan ju till exempel handla om namnlistor, produktnamn och så vidare.

Det ger att det här med texthantering i Excel är centralt om du vill arbeta riktigt effektivt. Genom att du behärskar de viktigaste textformlerna i Excel så kan du snabbt och smidigt ”trolla” med vilka textmängder som helst i Excel.

Texthanteringen handlar i princip om två saker:
1: att kunna bryta ut text (extrahera),
2: att kunna formattera text.

Extrahering av text i Excel:

Detta innebär att vi genom en formel plockar en viss del av textinnehållet i en cell.
Vi tänker oss att cell A1 innehåller texten ”sirapslimpa”.

Formel              Resultat
LEFT(A1;5)        ”sirap”, dvs de fem vänstersta tecknen
RIGHT(A1;6)      ”limpa”, dvs de fem högersta tecknen
MID(A1;7;3)        ”lim”, dvs tre tecken fr o m det sjunde tecknet

I svensk Excelversion heter de istället VÄNSTER, HÖGER och EXTEXT.

Formattering av text i Excel

Vidare så kan du trolla med stora och små bokstäver.
Vi tänker oss att cell A1 innehåller texten ”Kalle anka”.

Formel              Resultat
UPPER(A1)        ”KALLE ANKA”
LOWER(A1)       ”kalle anka”
PROPER(A1)      ”Kalle Anka”

I svensk Excelversion heter de istället VERSALER, GEMENER och INITIAL.

Be Careful Out There
Anders

Excel, lösning på dynamiska radnumreringar…använder jag ofta i mitt arbete

Publicerat av
Svara

Här kommer ett supertipps om dynamisk radnumrering.
Hur ofta har man inte en kolumn med radnummer och sen tar man bort en rad eller lägger till en rad och då är radnumreringen förstörd och man måste ”dona om” hela tabellen.

Här kommer ett grymt bra tips för att fixa detta:

Alltså när du vill visa en lång lista som du tar bort eller lägger till rader på , använd denna formel:
=ROW()-n (där n är antalet rader före första raden på listan)
Så, t.ex, om du har en lista med namn i kolumn B som startar i cell B5 och du vill ha radnummer i kolumn A, så ska det stå följande =ROW()-4 i cell A5 och kopiera sen formeln ner i hela kolumn A till botten av din lista. Alltså varje fomel i kolumn A kommer att bli =ROW()-4. ROW()-delen av formulan retunerar radnumret av cellen som formeln finns i . Sedan är antalet rader före första raden subtraherad.

Exempelvis: formeln i cell A5 är =ROW()-4. ROW() returnerar 5 (i.e. rad 5) and subtraherar 4 ger 1 för din sekvensnummer.
Så fort du tar bort en rad i din data justeras radnumren automatisk i hela tabellen. När du lägger till en rad kommer alla radnummer automatisk att justeras när du ha kopierat formeln från cellen ovanför till nya raden.

Det finns en ”plump” i denna lösning dock.
Om raderna ovanför tas bort eller att det läggs till en rad (rad 1 to 3 i detta exempel) kommer du få fel värden i radnumren. Här är lösningen.

1) Välj en celll direkt ovanför första raden av din data (A4 in detta exempel).

2) Ge ett namn till cellen genom att skriva ett namn  i namnboxen (i.e. top) (det vita fältet omedelbart ovanför cell A1)

3) Nu, använd samma formula som ovan med byt ut 4 mot R0W(top).

Din nya formel kommer nu att bli: =ROW()-ROW(top)

 

Mer Dynamiskt från Excelkungen

Publicerat av
Svara

Tips från Excelkungen

Gör dina makron mer dynamiska!

Dagens tips handlar om hur du enkelt skapar ett makro som låter användaren välja vilken Excelfil/textfil/Ascii-fil etc som ska öppnas. Du får också exempel på hur du kan hoppa mellan flera öppna filer.
 
När du skapar makron som utför lite mer avancerade operationer så är det alltid bra att tänka dynamiskt – dvs hur du redan från början bygger in flexibilitet i dina makron.

En klar fördel med detta arbetssätt är att de Excelfiler som makrot importerar inte behöver ha samma namn vid varje körning av makrot.

Arbetsgången är som följer:

1. Ta in namnet på vad fil.
Metoden GETOPENFILENAME i VBA öppnar dialogrutan för ”Open File” eller ”Öppna Fil”. I denna rutan kan användaren på ett enkelt sätt peka på en vis fil.

2. Läs in namnet (sökvägen) i en variabel.

3. Använd variabeln för att öppna filen.

4. Utför det som önskades med filen.

Allt ovanstående sköts via simpel VBA-kod som du enkelt kan inkludera i dina makron.

Kanske får du prova dig fram med koden några gånger innan du till fullo förstått proceduren, men när du väl har lärt dig exemplet så kommer du säkert att ha avsevärd nytta av det i framtiden.

Du hittar exempelkoden i avsnittet om GetOpenFilename på Excelkungen.com.

Han är verkligen kungen av Excel…Excelkungen..
Be Careful Out There
Anders

Excelkungens tipps om presentationer

Publicerat av
Svara

Flera tips från Excelkungen. Denna gång i form av ett nyhetsbrev med lite sköna tips.

NYHETSBREVET 
Du har suttit x antal timmar med din Excelrapport… och snart ska den distribueras ut till alla dina kollegor. Vidare så har du trippelkontrollerat alla siffror och formler så att alla värden är korrekta. Men har du även trippelkontrollerat HUR siffrorna presenteras?

Får din Excelfil maximalt genomslag?
I mitt dagliga värv har jag stött på många Excelfiler som jag endast med nöd och näppe kunnat tillgodogöra mig eftersom själva presentationen har varit kraftigt opedagogisk. Ologiska uppställningar, kraftigt överarbetade format och färger… Jag har helt enkelt inte kunnat tillgodogöra mig innehållet på ett snabbt och intuitivt sätt.
Tidigt så insåg jag att presentationen av en Excelfil i princip är lika viktig som själva innehållet. Och att målet med en Excelfil som distribueras rimligenmåste vara att den ska få så stort genomslag som möjligt.
 
Sagt detta så vill jag självklart tillägga att bra innehåll är en förutsättningför att det över huvud taget ska vara relevant att skicka iväg en Excelfil.
 
Men, om presentationen är dålig så är risken att mottagaren inte tar till sig innehållet, oavsett hur relevanta och intressanta dina siffror är. Resultatet blir alltså att vår Excelfil inte fick det maximala genomslag som vi önskade.
 
Det kan vara svårt att optimera presentationer i Excel. Dels så handlar det om att försöka ge dokumentet en logisk struktur. Dels så måste man inse att alla mottagare är unika. Nedan beskriver jag två grundregler som jag själv alltid arbetar efter när det gäller distribution av Excelfiler.
 
1. Viktigaste innehållet först
 
Placera den viktigaste informationen/tabellen längst upp till vänster, och helst på den första (vänstersta) fliken. Undersökningar visar att vi först tittar på det övre vänstra hörnet av skärmen. Lägg således informationen till rätta så att det viktigaste är i läsarens blickfång. Inom internetmarknadsföring arbetar man mycket med struktur och hur besökaren tar till sig innehållet på skärmen.
 
2. Enkla och konsekventa format
 
Alla har olika preferenser när det gäller färg och form. Alltså gäller det att hitta en ”minsta gemensamma nämnare”. Vidare är det viktigt att vara konsekvent i användningen av format. Annars försvårar vi för mottagaren att ta till sig innehållet.
 

Tänk på mottagaren innan du skickar iväg din Excelfil!

Det kan vara svårt med design av arbetsböcker som ska distribueras, och dessutom  finns det givetvis inget rätt eller fel. Men om man kontinuerligt har mottagaren i fokus så tror jag att man kommer ganska långt.

Excelkungen är verkligen Excelkungen…

Excel, knäckt budgetformeln!

Publicerat av
Svara

Efter ett par veckors sökande på internet och framför allt YouTube så fann jag otroligt många klipp om excel. Det finns ett gäng riktiga fanatiker där ute men vad hade jag väntat mig?

Hur som helst så hittade jag en formel bör budgetfiler som ska producera originalbudgeten, kvarstående kostnader, slutkostnadsprognoser samt då uppföljning av dessa.

Formel var SUMIF som visade sig vara oerhört användbar. Svårt att förklara här i detalj hur man skall göra för det beror på hur du satt upp din budgetfil men jag rekommenderar att gå in på Excelkungens hemsida så får du massor av grymma tipps om Excel som plötsligt gör dig till kungen på ditt arbete vilket kan bli jobbigt när alla kommer att komma till dig och fråga om råd hela tiden…eller så kommer det inte att bli jobbigt.

Formelns argument

=SUMMA.OM (område;villkor;summaområde)

  • Område: Cellområdet som vi ska leta efter villkoret i
  • Villkor: Själva villkoret. Kan vara ett tal (t ex 8), en utvärdering (t ex >7) eller en text (t ex ”Skeddrag”).
  • Summeringsområde: Cellområdet som vi ska summera

Viktigt: Tänk på att ”Område” och ”Summeringsområde” ska innefatta samma rader (men olika kolumner givetvis).

Excel äger och ja…det är lite sjukt att hålla på med det under semestertider.

ASu